Comment améliorer l’efficacité de vos réunions à distance ?

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Selon une étude d’Asana, les salariés perdent environ trois heures de travail par semaine à cause de réunions superflues. En cause : la fâcheuse tendance à faire des réunions trop longues ou non nécessaires. Un phénomène de réunionite aiguë qui s’est intensifié avec le développement du télétravail et la multiplication des visioconférences. Au point qu’on parle désormais de “Zoom fatigue” pour désigner l’épuisement lié aux réunions à distance.

Outre la fatigue qu’elles peuvent engendrer, les visioconférences à outrance sont un véritable frein à la productivité. Comment faire donc pour améliorer l’efficacité de ses réunions à distance ? Et quelles bonnes pratiques adopter pour réduire le nombre et la durée de ses visioconférences ? 

Voici 7 conseils pour dire adieu à la visionite.

1. Trouvez le bon outil collaboratif

Avant toute chose, il est important de s’équiper du bon outil. 

• Avez-vous uniquement besoin d’un outil de visioconférence ou d’une plateforme qui intègre d’autres fonctions collaboratives (comme Talkspirit, par exemple ?)
• Cherchez-vous des fonctionnalités standards ou avancées (par exemple, un outil vous permettant de faire des sondages, de poser vos idées sur un tableau blanc, etc.) ?  

Telles sont les questions qu’il vous faudra éclaircir pour choisir le bon outil. 

100 % made in France, la plateforme collaborative Talkspirit vous permet de faire des visioconférences et des webinaires, avec tchat, sondages, tableau blanc et sous-réunions intégrés. La solution va même plus loin en vous offrant une messagerie instantanée, un fil d’actualités, un module de gestion de projet, une suite bureautique, un drive, un agenda, une bibliothèque, et bien plus !

Pourquoi utiliser un outil et pas plusieurs outils ? Tout simplement pour simplifier l’expérience collaborateur, et éviter l’utilisation de multiples outils ayant des fonctionnalités similaires. Car oui, il n’est pas rare de voir certaines organisations utiliser en même temps Zoom, Teams et Talkspirit !

Lire aussi : DSI : comment rationaliser vos applications ?

Besoin de plus de conseils ? Téléchargez notre fiche méthodologique pour découvrir les 8 étapes clés pour bien choisir votre outil collaboratif et consultez notre classement des meilleurs outils collaboratifs pour vous aider à trouver la solution adaptée à vos besoins.

2. Mettez en place des règles

Si vous souhaitez améliorer l’efficacité de vos réunions à distance, il est également important de mettre en place des règles. Voici quelques exemples pour vous inspirer :

• Demandez aux participants de bien arriver à l’heure, d’activer leur caméra (lorsque la connexion le permet) et d’être attentifs tout le long.
• Diminuez la durée de vos réunions à distance (d’après HelloWork, la durée optimale d’une réunion serait de 37,5 minutes) et respectez le timing pré-établi. 
• Limitez le nombre de participants : n’invitez que les personnes concernées, et encouragez chacun à décliner les invitations à des réunions qui ne le concernent pas directement.
• Attribuez un temps de parole à chaque intervenant, et demandez à chacun de s’y tenir.
• Rappelez aux participants de ne pas se couper la parole, et de couper leur micro lorsqu’ils n’interviennent pas (notamment lors de réunions en visioconférence qui rassemblent beaucoup de personnes).

Une fois ces règles établies, pensez bien à les communiquer à chaque équipe. Vous pouvez par exemple créer une fiche rassemblant les bonnes pratiques à suivre, voire une vidéo humoristique si vous préférez une approche plus originale, puis la partager sous forme de publication sur votre réseau social d’entreprise.

3. Clarifiez l’objectif de la réunion 

Avant d’inviter vos collègues à une réunion, réfléchissez à l’objectif de la réunion en question. Par exemple, a-t-elle pour but de :

• prendre une décision,
• trouver de nouvelles idées,
• donner la parole aux collaborateurs et/ou répondre à leurs questions,
• partager de l’information,
• former et/ou sensibiliser les collaborateurs,
• mettre en avant les avancées d’un projet,
• etc.

Clarifier vos objectifs dès le début vous aidera à améliorer l’efficacité de vos réunions à distance, et surtout à décider s’il est vraiment nécessaire d’organiser une réunion. 

Un bon indicateur pour vérifier qu’une réunion est réellement pertinente ? Demandez-vous si celle-ci peut être résumée en une publication ou un message sur votre réseau social interne (voire un email si vous n’avez pas encore mis en place ce type d’outil). Si la réponse est oui, c’est qu’elle n’a probablement pas lieu d’être.

Le fil d’actualités de Talkspirit est l’outil idéal pour diffuser de l’information à vos collaborateurs, et ainsi éviter des réunions inutiles. Vous pouvez notamment l’utiliser pour partager des actualités, des images, des documents, des sondages, des check-lists de tâches, etc. 

Sondage sur le fil d’actualités de Talkspirit

4. Préparez la réunion

Vos objectifs sont clarifiés et votre réunion est bien pertinente ? Place maintenant à la préparation de la réunion en question. Voici les principaux points à retenir :

• Envoyez une invitation aux personnes concernées, et ajoutez-y un lien de visioconférence. 
• Créez un ordre du jour explicitant de quoi va parler la réunion et partagez-le aux participants.
• Précisez en amont quel va être le rôle de chacun lors de la réunion, et s’il est nécessaire de préparer certaines choses (une présentation, un plan d’actions, des idées pour un projet, etc.).
• Partagez les documents et/ou supports visuels dont les participants pourront avoir besoin avant la réunion.

Afin de centraliser l’information au même endroit, nous vous conseillons de créer une publication dédiée sur votre intranet ou sur votre outil collaboratif, dans laquelle vous pourrez joindre l’agenda et les documents à consulter. Ou bien tout simplement d’ajouter ces éléments sur l’invitation envoyée aux participants.

5. Animez les échanges

L’inconvénient des réunions à distance, c’est qu’on a tendance à décrocher plus facilement. C’est pourquoi il est essentiel d’animer proactivement les échanges. Voici quelques idées pour rendre vos réunions plus vivantes :

• Rappelez dès le début l’objectif de la réunion, et partagez les informations nécessaires de manière synthétique.
• Faites un tour de table rapide pour permettre à chacun de se présenter (notamment si les participants se rencontrent pour la première fois).
• Proposez un ice breaker (littéralement, un brise-glace) pour détendre l’atmosphère et permettre aux participants de faire plus ample connaissance. Vous pouvez trouver quelques exemples dans cet article.
• Donnez la parole aux participants chacun leur tour, et proposez-leur de “lever la main” dès qu’ils souhaitent s’exprimer (afin de ne pas couper la parole à leurs collègues).
• Posez régulièrement des questions et faites des sondages pour recueillir le feedback de chacun.
• Appuyez-vous sur un support visuel (une présentation, une vidéo, etc.) pour mettre en avant vos propos.
• Misez sur l’humour (si l’ambiance et la culture d’entreprise le permettent) pour garder l’attention des participants et éviter les tensions.

Enfin, n’oubliez pas de clarifier les actions à prévoir post-réunion, mais aussi de garder un œil sur le timing pour éviter que la réunion se prolonge plus que prévu. Et si l’objectif n’est pas atteint, n’hésitez pas à planifier une nouvelle réunion (deux courtes réunions en visioconférence sont plus efficaces qu’une longue réunion).

6. Faites un compte rendu

Pour améliorer l’efficacité de vos réunions à distance, nous vous conseillons également de faire des comptes-rendus, qui pourront être rédigés par l’animateur ou l’un des participants désignés en amont.

Ce compte rendu vous permettra de résumer les points clés de la réunion, mais aussi les prochaines étapes à lancer une fois la réunion terminée. Afin de simplifier cette dernière partie, nous vous recommandons de rédiger votre compte rendu sur un document co-éditable (pour permettre à chacun de le modifier si besoin), que vous pourrez partager dans une publication. Listez ensuite l’ensemble des tâches à réaliser, et assignez-les aux personnes concernées directement dans un tableau projet. 

Ces deux fonctionnalités sont notamment disponibles sur la plateforme Talkspirit, dont vous pouvez obtenir un aperçu sur le visuel ci-dessous.

Gestion de projet et co-édition de documents sur Talkspirit

7. Demandez du feedback aux participants

Envie d’aller plus loin et de faire des réunions toujours plus efficaces ? Demandez du feedback aux participants ! C’est le meilleur moyen d’identifier vos points d’amélioration et de faire évoluer vos pratiques en continu. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

• faire un tour de table en fin de réunion pour permettre à chacun d’exprimer son avis à chaud,
• demander aux participants de répondre à un sondage après la réunion,
• mettre en place une boîte à idées permettant aux collaborateurs de suggérer des initiatives pour améliorer l’efficacité des réunions à distance.

Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”

Voici quelques exemples de questions à poser aux participants :

• Êtes-vous globalement satisfait de la réunion ? Pourquoi ?
• Avez-vous pu participer et partager les éléments que vous souhaitiez ?
• Estimez-vous que l’objectif de la réunion a été atteint ? Le cas échéant, quelles auraient été les améliorations possibles pour l’atteindre ?
• La réunion vous a-t-elle paru pertinente ? La durée était-elle adaptée ?

Prenez ensuite le temps d’analyser régulièrement ces différents feedbacks afin de mettre en place des mesures correctives. Par exemple, si vos collaborateurs estiment que vos réunions à distance sont toujours trop longues, vous pourriez envisager de limiter la durée de vos visioconférences à 30 ou 45 min.

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Améliorer l’efficacité de ses réunions à distance suppose une véritable conduite du changement au sein de l’organisation. Une fois le bon outil collaboratif identifié, il est important de mettre en place des règles pour faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, mais aussi de communiquer et de faire preuve de pédagogie pour que ces changements soient appliqués par les collaborateurs. La préparation, l’animation et le suivi post-réunion jouent également un rôle clé, et ne doivent donc pas être négligés.

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Et pour gardez en tête toutes les astuces de cet article, téléchargez notre check-list ultime pour faire des réunions efficaces 👇

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Auteure : Emmanuelle Abensur