Comment choisir son outil de communication interne ?

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Le choix d’un outil de communication interne n’est pas anodin. Et pour cause : la solution que vous choisissez aura un impact direct sur l’efficacité de votre stratégie de communication interne. Mais alors, comment choisir le bon outil de communication interne ? Sur quels critères s’appuyer ? Et à quoi faut-il être attentif lors de votre benchmark ?

Voici 3 conseils pour faire le bon choix.

Identifiez ce dont vous avez besoin

L’étape la plus importante pour choisir un outil de communication interne ? Réfléchir à vos besoins et à la façon dont vous allez utiliser l’outil. Pour cela, pensez à bien sonder vos collaborateurs, afin d’identifier les problèmes qu’ils rencontrent, et les fonctionnalités dont ils ont besoin pour mieux communiquer au quotidien.

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Cette réflexion devra permettre de clarifier les éléments suivants :

• Qui va utiliser l’outil ? Et combien d’utilisateurs seront présents sur la plateforme ?

• Où va être utilisé l’outil ? (au bureau, sur le terrain, en mobilité, en télétravail) Et sur quel appareil ? (PC, mobile, tablette)

• Quel(s) objectif(s) souhaitez-vous atteindre grâce à cet outil ? Par exemple, avez-vous besoin de :
  • fluidifier le partage et l’accès à l’information,
  • rassembler vos collaborateurs sur une même plateforme, 
  • booster la cohésion d’équipe,
  • favoriser les échanges transverses,
  • développer l’entraide et le partage d’idées,
  • centraliser vos documents importants,
  • favoriser l’intelligence collective,
  • mettre en avant votre culture d’entreprise,
  • etc.

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• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Lesquelles sont indispensables, et lesquelles vous paraissent optionnelles ? Voici quelques fonctionnalités à considérer : 
  • un portail d’accueil et un fil d’actualités, pour partager vos actualités et événements phares,
  • du tchat et de la visioconférence, pour discuter en temps réel,
  • des groupes, pour structurer les échanges,
  • un annuaire et un organigramme, pour identifier qui fait quoi,
  • un drive, pour centraliser toutes vos ressources,
  • un module de webinaire, pour communiquer des informations importantes à l’ensemble de l’organisation,
  • des sondages, pour recueillir l’avis des collaborateurs,
  • un chatbot, pour répondre automatiquement à toutes les questions de vos équipes.

• Quelles sont vos contraintes ? Par exemple, votre solution doit-elle :
  • être personnalisable,
  • héberger vos données en France,
  • être facile à utiliser et à prendre en main,
  • disposer d’une application PC et mobile,
  • être accessible en SSO et/ou sans email,
  • être multilingue
  • proposer des intégrations à vos applications métiers (CRM, logiciel de paie, outil de gestion électronique des documents…)
  • etc.

Faites un benchmark des meilleurs outils

Il est maintenant temps de commencer votre benchmark des meilleurs outils de communication interne. Nous vous conseillons notamment de comparer :

• les prix affichés (par licence et par utilisateur), 
• les fonctionnalités proposées (correspondent-elles à vos critères ?),
• l’évolutivité de la plateforme (l’éditeur prévoit-il de développer de nouvelles fonctionnalités ?),
• l’intuitivité et l’ergonomie,
• la qualité de l’accompagnement et du support utilisateur,
• le niveau de sécurité et l’hébergement des données (l’éditeur héberge-t-il bien ses données dans l’Union Européenne ?).

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Pensez également à consulter les avis des utilisateurs utilisant ces outils, par exemple en allant sur des sites comme G2, Capterra ou Appvizer, en consultant des témoignages clients et en demandant les contacts d’un ou deux clients aux éditeurs.

Vous manquez de temps ? Consultez notre top 14 des meilleurs logiciels pour la communication interne pour obtenir un aperçu des fonctionnalités et prix proposés par les principaux éditeurs du marché.

Demandez une démo et testez les outils

Vous avez terminé votre benchmark et vous hésitez entre plusieurs solutions ? Ou peut-être avez-vous du mal à vous projeter sur la façon dont vous pourriez utiliser l’outil que vous avez sélectionné ? 

Pas de panique, c’est tout à fait normal. Le meilleur moyen de choisir le bon outil de communication interne est de voir comment il fonctionne “en vrai”. Pour cela, il vous suffit de demander une démonstration des outils qui vous intéressent. Nous vous recommandons également de tester ces outils pendant au moins 2 semaines, si possible avec des collaborateurs qui seront amenés à l’utiliser eux-mêmes. 

Vous pourrez ainsi vous rendre compte s’ils correspondent bien à vos besoins et à ceux de vos futurs utilisateurs. Par exemple :

• Les logiciels sont-ils aussi simples d’utilisation que ce que clament les éditeurs ?
• S’intègrent-t-ils avec vos autres applications métiers ? 
• Les fonctionnalités dont vous avez besoin fonctionnent-elles bien ?

Lorsque vous testerez les différentes solutions, assurez-vous également qu’elles proposent un accompagnement de qualité. Vous pouvez notamment vérifier les points suivants :

• Le support est-il réactif ? 
• Une base de connaissances est-elle à disposition ? 
• Une académie vous permet-elle de prendre en main l’outil lors de vos premiers pas ?

Autant d’éléments qui vous permettront de faire votre choix en toute sérénité. 

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Vous connaissez désormais toutes les étapes à suivre et les éléments à prendre en compte pour choisir votre outil de communication interne. Pour vous aider à les garder en tête, nous avons rassemblé toutes ces bonnes pratiques dans notre fiche méthodologique “8 conseils clés pour bien choisir votre outil de communication interne”, à laquelle vous pouvez accéder ci-dessous :

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Auteure : Emmanuelle Abensur