3 bonnes pratiques pour optimiser votre budget IT

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Que vous travailliez dans une entreprise, une administration ou une association, réduire les coûts informatiques fait très probablement partie de vos priorités. Et pour cause : chaque année, les entreprises européennes dépensent 2,34 millions d’euros de plus qu’elles de devraient en licences logicielles¹. Alors, quelles sont les solutions possibles pour optimiser votre budget IT ?

Dans cet article, 4 DSI vous livrent leurs meilleurs conseils pour relever le défi de l’optimisation des coûts.

[Cet article est extrait de notre livre blanc “Travail hybride : la DSI face à de nouveaux défis”  >>> Accéder gratuitement à l’intégralité du livre blanc]

Mutualiser les efforts

Vous cherchez à optimiser le budget IT alloué à la mise en place de nouveaux outils ? Associez-vous à d’autres organisations qui ont les mêmes enjeux que vous, et cherchent le même type de solutions. C’est ce que préconise Lionel Babin, DSIN de l’association Les Petits Frères des Pauvres :

“En tant qu’association, nous avons un budget bien plus limité qu’une entreprise. Lorsque c’est possible, nous essayons donc de mutualiser les efforts avec d’autres associations. Cela nous permet à la fois d’optimiser nos coûts, mais aussi de partager des retours d’expérience. Par exemple, lors de la mise en place de notre SIRH, nous avons pu échanger avec des associations membres d’un club de DSI dont nous faisons partie, ce qui nous a permis de gagner du temps et de nous orienter directement vers les bons interlocuteurs.”

Rationaliser son portefeuille applicatif

Rationaliser vos applications peut être un autre moyen efficace d’optimiser votre budget IT, tout en accélérant votre transformation digitale. Selon une étude de Blissfully, une entreprise de 100 à 1000 salariés dispose en moyenne de 137 applications SaaS. Or, 37 % de ces logiciels ne sont pas utilisés par les collaborateurs, ce qui représenterait une perte 259 dollars par poste de travail, estime une étude de l’éditeur 1E. 

Pourquoi ne pas faire le ménage parmi les logiciels pour lesquels vous payez actuellement. Lesquels sont obsolètes, non utilisés ou sous-utilisés ? 

Le point de vue des DSI

Comme l’explique Jordan Delorme, Directeur des systèmes d’information et de l’innovation à la Mairie de Clamart, cette rationalisation est particulièrement importante dans les structures qui disposent de budgets limités, comme les administrations ou les associations :

“Nous essayons de rationaliser au maximum les composantes de nos systèmes d’information pour réduire nos coûts et optimiser le fonctionnement actuel. Par exemple, nous sommes en train d’optimiser nos processus de signature pour fluidifier le circuit de signature et réduire le nombre de parapheurs que nous utilisons pour valider et signer des documents.”

Pour Sébastien Louyot, Directeur IT Services chez Doctolib, rationaliser les logiciels est également indispensable pour optimiser les processus de travail des équipes, et leur offrir une expérience de travail plus homogène :

“Avant mars 2020, nous utilisions trois messageries d’équipe différentes pour travailler et échanger au quotidien, selon les équipes. Lors du premier confinement, nous avons basculé 100 % de la société sur un seul outil de tchat. Et c’est finalement devenu un canal de communication privilégié. 

Nous avons également lancé un intranet pour améliorer notre gestion des connaissances, car nos documents étaient dispersés sur une quarantaine d’outils de knowledge management dédiés par équipe ou par département. Nous avons tout centralisé sur un seul portail, intégré avec notre suite collaborative, ce qui a permis de faciliter la recherche et le partage d’informations en interne, et ainsi d’accélérer l’onboarding de nouveaux collaborateurs.” 

Vous l’avez compris : rationaliser les logiciels utilisés est essentiel pour réduire vos dépenses, éliminer les applications inutilisées, sous-utilisées et/ou redondantes, et améliorer l’efficacité de vos équipes. 

Mais comment s’y prendre, exactement ?

Les étapes de rationalisation

Voici 7 étapes à suivre pour rationaliser vos applications (avec l’implication systématique des métiers) :

1. Identifiez les applications dont les métiers ont réellement besoin
2. Faites un inventaire détaillé de toutes les applications déjà utilisées
3. Analysez toutes ces applications, en déterminant notamment :
   • quelles fonctionnalités sont utilisées,
   • à quelle fréquence,
   • par quels métiers,
   • dans quel but,
   • pour quels résultats,
   • et à quel coût.
4. Évaluez chaque application en fonction de sa valeur ajoutée, son coût, sa pertinence par rapport aux besoins métiers, son niveau de redondance, et tout autre critère que vous jugerez utile. 
5. À partir du score obtenu, déterminez quelles applications doivent être gardées,  éliminées ou remplacées. 
6. Après avoir consulté la direction et les différents métiers, mettez en place votre plan de rationalisation
7. Faites des ajustements en continu en fonction des retours des utilisateurs 

Automatiser les processus métiers

Automatiser le maximum de processus métiers peut également vous permettre d’optimiser votre système d’information, d’optimiser votre budget IT et de gagner en efficacité au quotidien. Par exemple, si vous créez des messages automatiques permettant de répondre aux principales problématiques de vos clients, votre service client aura plus de temps à consacrer à la résolution de problèmes plus complexes. 

Comme l’explique Olivier Montanes, Directeur IT & Business Improvement chez Decouflé (fournisseur de technologies et services pour l’industrie du tabac), cette automatisation des processus peut également faire gagner du temps à la DSI :

“Un des enjeux de la DSI est de se dégager des tâches chronophages qui n’ont pas beaucoup de valeur ajoutée, comme les tâches de support les plus basiques, qui pourraient être effectuées par un chatbot. Cette automatisation va permettre à la DSI de se concentrer sur des tâches plus importantes, notamment le travail de terrain et le dialogue avec les utilisateurs.” 

Outre ce gain de temps, l’automatisation permet de réduire le risque d’erreur humaine, notamment sur des tâches répétitives comme la sauvegarde de données, l’envoi de documents, la relance de clients ou le suivi de KPIs. Vous et vos collaborateurs pouvez ainsi vous consacrer pleinement à des projets plus stratégiques tels que la mise en place d’un nouveau logiciel, ou la refonte du système d’information.

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Vous souhaitez en savoir plus sur les défis des DSI à l’ère du travail hybride ? Consultez l’intégralité du livre blanc :

¹ Etude Insight « L’IT échoue-t-elle à relever le défi de l’optimisation des coûts ? » (2020)

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Auteure : Emmanuelle Abensur