talkspirit

talkspirit pour développer le travail collaboratif et nos communautés métiers, par Immobilière 3F

Quelles sont les raisons qui ont amené 3F, filliale du Groupe Action Logement, à déployer une plateforme collaborative ? Quels enseignements tirer d’une implémentation auprès de plusieurs centaines de collaborateurs répartis sur toute la France ? Pourquoi talkspirit s’est il imposé parmi les solutions identifiées ? Nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui Sylvain Barbaud, chargé de communication, pour répondre à ces questions.

3F en quelques mots ?

Nous sommes une filiale du groupe Action Logement Immobilier. Immobilière 3F est composée de 14 entreprises sociales pour l’habitat qui gèrent près de 250.000 logements sociaux, foyers d’hébergements et commerces dont plus de 144.000 en Île-de-France. Notre mission est de proposer des solutions de logement et d’hébergement aux personnes qui ne peuvent se loger sur le marché libre. Nous comptons actuellement 3.500 salariés, dont la moitié environ occupe la fonction de gardien et gardienne d’immeuble.

Je travaille à la direction de la communication et du marketing digital et suis en charge de l’animation des réseaux sociaux internes et externes à l’entreprise. Aussi, je traite des enjeux liés au digital, travaille sur notre marque employeur et intervient sur des projets de marketing digital. Nous mettons tout en œuvre pour fédérer les collaborateurs et collaboratrices sur nos réseaux et les acculturer à ces nouveaux usages.

Les usages collaboratifs avant talkspirit

De façon assez… traditionnelle je pense ; nos usages étaient classiques. Toutes les informations étaient partagées par email de façon privée ou via des listes de diffusion.

Nous avions également recours à un intranet sous SharePoint pour stocker des informations et des documents. En fonction de leurs droits, les employés pouvaient accéder à différentes rubriques du portail.

RSE vs intranet

Notre intranet ressemble plus à une arborescence de contenus qu’un à un outil collaboratif. Il répond aux usages propres à certains de nos métiers mais nous souhaitions développer de nouvelles pratiques collaboratives. Notre objectif était de faire naître des communautés métiers, de mieux connecter ensemble nos salariés et faciliter le partage et l’échange.

Le second objectif était l’ergonomie. Notre intranet n’est pas accueillant et les statistiques d’utilisation nous prouvent que nos salariés ne l’utilisent pas pour leur travail au quotidien. Il nous a semblé évident qu’il fallait nous appuyer sur une nouvelle solution pour développer nos communautés de pratique.

Le choix talkspirit

Au moment où nous avons identifié le besoin d’ouvrir nos communautés, j’ai réalisé un benchmark des différents acteurs du marché en m’appuyant notamment sur un état de l’art des réseaux sociaux d’entreprise publié par le cabinet de conseil Lecko. Notre choix s’est porté sur talkspirit.

L’expérience utilisateur. La simplicité d’utilisation et de prise en mains de talkspirit pour l’ensemble de nos collaborateurs et collaboratrices est un élément très important pour nous.

Un autre aspect a été de pouvoir lancer le projet sans coût ou développement importants afin de pouvoir réaliser un premier retour d’expérience rapide sur notre première communauté.

Enfin, le fait de travailler avec une entreprise française est un atout majeur pour nous. Nous avons une relation très proche avec talkspirit, tant géographiquement que dans l’état d’esprit. Nous sommes accompagnés et suivis de façon régulière, nous pouvons aller à leur rencontre tant sur des événements clients que des salons professionnels où ils sont représentés.

Les enjeux du déploiement

Convaincre les utilisateurs et les utilisatrices de l’intérêt de l’outil. Nous avons beaucoup communiqué au moment du lancement du réseau et avons réalisé un travail de terrain et de “porte à porte” important pour présenter la plateforme.

Aussi, nous avons pris le temps de rechercher les bons animateurs et bonnes animatrices de groupe. Nous avons observé en effet qu’une communauté métier fonctionne d’autant mieux qu’elle est animée.

Le lancement de la plateforme talkspirit

Au début nous avons testé la plateforme auprès d’une centaine de personnes ayant pour fonction chef-ffe de projet de construction. Cette population est actuellement répartie sur tout le territoire et nous souhaitions faciliter leurs échanges, développer le partage de bonnes pratiques, l’entraide d’une manière générale.

Le déploiement de notre réseau social d’entreprise a donc débuté par cette première communauté. Mais, bien que le cas d’usage nous apparaissait évident, les collaborateurs et collaboratrices concernés n’ont pas tout de suite identifié l’intérêt de participer à cette communauté. Nous avons pris conscience qu’une présentation lors d’une réunion de lancement ne suffit pas. Nous avons alors passé du temps pour accompagner et présenter à nos salariés la valeur ajoutée d’une telle démarche. Cette appropriation s’est effectuée lentement avec un travail de terrain important. Et les réticences initiales ont fini par se lever.

Durant cette première phase, nous avons pu observer qu’un manager moteur qui communique et participe à travers ce canal à un effet très bénéfique, ”boule de neige”, sur les équipes. L’exemplarité des managers dans l’adoption de ces nouvelles pratiques collaboratives est un facteur clef de succès important.

Les usages talkspirit

Aujourd’hui, nous utilisons principalement la plateforme pour 3 cas d’usage :

  • Le mode projet pour faciliter le travail collaboratif d’une équipe dans la réalisation de son projet
  • L’animation de communautés de métier pour développer l’entraide, le partage de bonnes pratiques et créer des liens entre collaborateurs
  • L’animation d’équipes

La plateforme compte à présent plus de 3.000 contenus postés par les utilisateurs au sein de 70 groupes.
Il existe également +5.000 publications postées automatiquement grâce aux intégrations que nous avons réalisées notamment avec Twitter, Facebook et Linkedin.

Ces intégrations nous permettent d’exposer nos actualités sur les réseaux sociaux auprès de nos salariés en internes. Ils peuvent ainsi plus facilement identifier ce que nous partageons en externe.

Nous utilisons également ces intégrations pour être en veille sur une thématique ou un sujet particulier. Par exemple, certaines directions utilisent le connecteur RSS pour suivre les informations publiées par le Ministère.

La communauté qui fonctionne le mieux

Il s’agit d’un groupe métier. Les collaborateurs se posent s’entraident autour de leurs pratiques quotidiennes. Il s’agit de discussions d’experts sur leur métier.

Ils sont dispersés en Ile-de-France et se rencontrent une fois par mois et ce n’est pas suffisant. La communauté fonctionne pour plusieurs raisons : parce qu’elle est bien animée, les gens sont demandeurs d’informations notamment du siège pour monter leur projet.

L’avenir sur talkspirit

Notre objectif numéro 1 est de développer la participation des membres à tous les niveaux, du top management aux salariés sur le terrain. Cette participation va nécessiter un travail d’accompagnement et de formation à de nouvelles pratiques collaboratives, de nouveaux usages.

Par ailleurs, nous souhaitons ouvrir talkspirit à de nouvelles populations pour en faire à terme un espace numérique partagé par toute l’entreprise.

Petit instant « bonnes pratiques ». Si vous pouviez partager… l’erreur à ne pas faire au début

Je pense que nous n’avons pas assez travaillé sur les usages digitaux des cibles auxquelles nous nous sommes adressés, ni suffisamment posé la question de leur maturité digitale.

Aussi, nous aurions certainement dû passer plus de temps sur la phase de cadrage initial. Nous avons rapidement lancer une première communauté pour tester et nous nous sommes un peu emballés. Cette première communauté a suscité des demandes pour la création de nouveaux groupes et nous n’étions pas prêts. La phase de préparation, même dans le cadre d’un pilote, est nécessaire pour une grande organisation comme la notre.

Le petit plus talkspirit

Cela peut paraître simple mais pouvoir partager rapidement et simplement des documents et images.

_____

Retrouvez d’autres retours d’expérience :

L'équipe talkspirit