Le blog de talkSpirit

Comment lancer son projet collaboratif ? Quels premiers membres inviter ? Comment s'organiser pour être plus efficace ? Quelles règles mettre en place pour favoriser la collaboration ? Comment tirer parti de la gamification pour accélérer l'engagement ?

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Ce sont les questions auxquelles nous répondons dans ce second tome du livre blanc "Vers l'entreprise collaborative". Des conseils concrets construits à partir de l'expérience de talkSpirit et issus des meilleures pratiques. Vous y trouverez l'essentiel des actions à mettre en oeuvre pour bâtir votre projet collaboratif sur des bases solides.

Bonne lecture à tous !

ps : le premier tome est également disponible en cliquant ici.

Vous avez mis en oeuvre votre projet collaboratif et engagez la discussion avec vos clients, prospects et fans. Vous pouvez aller encore plus loin dans votre démarche en dupliquant vos sites de collaboration et d’engagement là où se trouvent vos interlocuteurs. En effet, un des principaux freins à l’utilisation des outils collaboratifs vient du fait qu’ils sont trop souvent en dehors du parcours utilisateur. 

En externe par exemple, il arrive souvent que l’espace “forum” soit à part et qu'il n'y ait pas de lien direct entre les pages du site est les espaces de participations. Si on veut maximiser les interactions entre le contenu statique et les discussions créées par les membres, il faut arriver à mixer les deux.

En interne, on déploie souvent un réseau social d’entreprise qui est totalement en dehors des outils de travail au quotidien. Si l’on veut que le participatif s’inscrive dans les gênes de l’entreprise, il ne faut pas de barrières à l’entrée, il faut que la participation sur le réseau social soit directement inscrite dans les processus de travail. Pour cela il faut lier la participation sur le réseau social avec les applications métier.

Dans une première phase, vous pouvez identifier les habitudes de navigation ou de travail de vos membres, les sites auxquels ils se connectent, les outils qu’ils utilisent. Cela vous donnera une bonne vue d’ensemble et vous aidera à prioriser les espaces où vous devez insérer la collaboration

Le principe de sites en miroir (en externe)

Le principe de sites en miroir vous permet de déployer des sites participatifs sous différents formats graphiques en externe :

• Applications facebook intégrée à la page fan
• Site internet dédié
• Intégration dans un site existant
• Languette de feedback intégré à votre site

Chaque point de contact peut être déployé « en miroir » sur l’ensemble de ces supports et rattaché à une communauté au sein de la plate-forme de participation et d’engagement interne. Cela signifie que vos clients voient les mêmes contenus quelque soit l’espace depuis lequel ils se connectent, seule l’interface visuelle change.

Principe des sites en miroir

Dans le cadre d’un projet qui a débuté par l’ouverture de communautés internes, c’est-à-dire uniquement des espaces accessibles aux employés de l’entreprise qui ont des objectifs de communication, co-innovation, entre-aide, collaboration.

Comment ouvrir progressivement son réseau social d’entreprise à ces clients, prospects et partenaires ?

Dans le meilleur des cas, ce projet devrait reprendre le processus décrit dans cette série de notes :

• Identifier quels sont vos besoins, 
• Définir des objectifs et indicateurs pour votre projet de communautés externes, 
• Définir vos thématiques, 
• Identifier vos premiers ambassadeurs, 
• Définir les règles du jeu sur ces nouveaux espaces, 
• Contruire programme d’animation éditoriale, 
• Mettre en place la gamification
• ect ...

Dans tous les cas, il faut garder en tête que lancer un espace de communication en externe requiert du temps, des ressources, de l’organisation et un engagement sur le long terme.

Notre conseil est de commencer petit, avec des personnes qui sont proches de vous et avec lesquelles vous avez déjà des liens. Cela peut-être une :

• Communauté dédiée à vos ambassadeurs (B2C): ambassadeurs, clients privilégiés, fans appellent-les comme vous le souhaitez. Ce sont les personnes qui utilisent vos produits ou services et qui sont acquises à votre cause. Vous pouvez entamez le dialogue avec eux, les écouter, écoute ce qu’ils ont à vous dire, ce qu’ils aiment dans votre produit, ce qui les gènes, ce qu’ils aimeraient retrouver... Nourrissez les échanges, soyez à leur écoute, comprenez les et insérez les dans vos projets : ce sont les candidats idéaux pour vous aider à lancer une communauté grand public de plus grande envergure, construisez le projet avec eu et appuyez vous sur eux lors du lancement.
• Communauté sur le produit (B2B) : vous pouvez communiquer sur les nouveautés, faire du support, diffuser du contenu pour faciliter l’utilisation du produit, développer l’entraide, relayer les contenus crées par vos utilisateurs sur le web ...
• Communauté projet :  Ouvrir une communauté dédiée à la réalisation d’un projet que vous réalisez avec des partenaires ou fournisseurs. Cet espace deviendra alors le lieu de suivi et d’échange autour du projet. Il vous permettra à vous et vos partenaires de regrouper toutes les informations et communications quant au suivi du projet et diminuer le recours à l’email.
• Communauté de partenaires : renforcez les liens, échangez plus facilement et maintenez un niveau d’information optimal avec des données toujours à jour....

Un projet d’entreprise collaborative nécessite de mettre en place une organisation agile qui soit capable de tirer rapidement les enseignements des actions qui ont été mises en place pour ajuster les opérations. Cela nécessite de travailler suivant un processus agile constitué d’itérations rapides.

Le comité de pilotage se réunit à intervalle régulier (ex : chaque mois). L’objectif est de faire une synthèse régulière de l’avancée du projet. Il passe en revue les indicateurs, les chantiers en cours et met en oeuvre les ajustements et nouvelles actions pour poursuivre la stratégie.

Constituer son comité de pilotage.

Je vous invite à lire cette note "Consituter son comité de pilotage" qui traite du sujet.

Constuire un ordre du jour type

1/ Revue des indicateurs, tableau de bord et KPIs

Passez en revue :

• Le tableau de bord : En utilisant le tableau de bord issu de votre plateforme, vous donnez à l'ensemble de votre comité une vue globale sur la santé sur projet
• Les indicateurs de santé de la plateforme ( statistiques de visites, nouveaux membres, progression des membres acitfs, évolution des idées, temps de réponse moyen et % de questions répondues)
• Les KPis : Ils ont été définis en amont, ce sont les indicateurs clés du projet qui vous donne des infos primordiales sur la réalisation de vos objectifs business associés au projet. (voir : définir les indicateurs de performance et  exemple d’indicateurs pour mesurer la performance) .

2/ Bilan des actions en cours

Faire un bilan des actions qui ont été entreprises et un point sur les actions en cours. Le process d'évolution vers l'entreprise collaborative nécessite d'être agile et de rectifier régulièrement les actions entreprises par petites touches. 

3/ Recommandations et plans d'action

A partir de l'analyse des indicateurs et des actions en cours, établir les recommandations et actions à menées sur les prochaines semaines. Cela consiste à passer en revue les actions, s'assurer de leur cohérence et pertinence avec les objectifs business et les ajuster.

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Cet article est issu d’une série de 25 conseils pour aider votre entreprise à gagner en performance en démarrant, concrètement son projet collaboratif : 1. Obtenir le soutien des leaders, 2. Constituer son comité de pilotage, 3. Définir les objectifs, 4. Définir les indicateurs de performance, 5. Exemples d'indicateurs pour mesurer la performance, 6. Choisir une thématique qui a du sens, 7. Quels premiers membres inviter ?, 8. Construire avec les pre iers membres, 9. Quelques règles pour être efficace, 10. A propos de gouvernance, 11. Gamification et RH, 12. Gamification, reconnaissance et marketing communautaire, 13. Communiquer en interne autour du projet, 14. Communiquer sur le lancement du projet externe, 15. Partager des informations utiles pour plus d'engagement, 16. Process à respecter et guide de bonnes pratiques, 17. Animation au quotidien, 18. A propos de la modération, 19. Soutenir les leaders, 20. Le comité de pilotage en pratique, 21. Supprimer les freins, 22. Ouvrir des communautés externes pour une entreprise étendue, 23. Intégrer de nouvelles parties prenantes dans le projet, 24. Insérer la participation dans le parcours utilisateur, 25. En synthèse : travailler autrement

Le 18 octobre, talkSpirit a annoncé, autour de partenaires et clients, une ambition construite sur une vision et s'appuyant sur une nouvelle offre : 

• Une plate-forme sociale pour favoriser les interactions entre tous les acteurs de l’entreprise, tant internes qu’externes,
• Une méthodologie nourrie par l’expérience de plus de 200 projets déployés en 8 ans.
• La construction et le déploiement d’un écosystème de partenaires conseils apportant une expertise métier indispensables à la réussite du projet
• Un environnement technique ouvert grâce à un socle technique innovant et qui offre l’un des catalogues de webservices le plus riche du marché
• Des communautés de pratique et de partage

Retrouvez ci-dessous l'ensemble des articles pour découvrir talkSpirit Communities

• Introduction : Une nouvelle offre produit talkSpirit
• 1. Le portail de participation et d'engagement
• 2. Des espaces de travail appelés communautés
• 3. Les modules de participation
• 4. Les applications
• 5. Le fil d'actualités et les micro-messages
• 6. La gamification

Historiquement ou « nativement » l’entreprise va d’avantage se porter sur l’externe pour bâtir une relation, une interaction. En effet, c’est là que porte idéologiquement les bénéfices directs qu’une organisation peut attendre : € 

C’est donc le rapport à la relation client qui domine :

• Projets commerciaux
• Marketing & promotion
• Service clients (supports, entraide, user club)
• Innovation

Pourtant l’alchimie avec les publics adressés ne peut être pertinente que si l’individu au sein de l’entreprise a été considéré et si l’entreprise à retrouver une organisation agile, favorisant l’ouverture vers l’externe (cf : employee first, customer second)

Alors à qui appartient-il d’accompagner ce virage vers la construction d’un Social Business, une organisation favorable à la participation, l’engagement de l’ensemble de ses parties prenantes tant internes qu’externes ?

L’E20 Meetup, en partenariat avec les Matinales de talkSpirit vous propose, le jeudi 17 janvier à 18h30, d’aborder ces questions au travers de l’intervention d’experts en appuie des solutions et méthodologie de talkSpirit, éditeurs de social business.

Agenda

18h30 : Accueil

18h45 : Introduction par Bjoern Negelmann de Kongress Media et Philippe Pinault de talkSpirit

18h55 : Ouvrir son réseau social d’entreprise aux clients et partenaires : démonstration d'une solution en miroir et réflexions sur la mise en œuvre

19h15 : De l’interne vers l’externe  et de l’externe vers l’interne, comment aller vers l’entreprise collaborative étendue ? Table ronde & échanges.

20h15 : Buffet pour continuer la conversation!

Dès la rentrée 2013, talkSpirit lance les Matinales : un rendez-vous hebdomadaire matinal de 2 heures pour comprendre un des enjeux de l’entreprise collaborative et identifier la réponse de talkSpirit à ces enjeux.

Que vous soyez résolument tourné vers l’externe, vos clients, vos partenaires, le marché, pour accroître la fidélisation et la conquête de clients, développer la visibilité de votre entreprise en ligne et pour gagner la place de référent sur un élément clé différenciateur… 

Que vos enjeux se portent sur l’organisation interne pour optimiser l’accès à l’information, l’efficacité des projets et actions, développer l’entraide et l’amélioration continue de vos processus, produits et services, de transformer n’importes quels employés en ambassadeur de votre entreprise, …

Les matinales talkSpirit, c’est un rendez vous hebdomadaire thématique qui s’adresse à l’ensemble des acteurs de l’entreprise 2.0 : responsables RH, Communication, Marketing, chefs de projets, DSI, community manager… 

Ces ateliers participatifs permettent de découvrir, de comprendre et de prendre en main ces solutions au travers de cas pratiques issus du terrain. Autour d’un témoin, d’un expert, ces ateliers se veulent pratiques et concrets pour répondre à vos questions et problématiques concrets.

Rejoignez-nous chaque jeudi à 8h15 pour échanger sur une thématique liée à vos enjeux :

PROGRAMME

• 8h15 – 8h30 : Le temps de nous présenter et de se présenter
• 8h30 – 9h00 : Démonstration d’un réseau social d’entreprise étendu
• 9h00 – 9h45 : Quel est le parcours pour conduire un projet collaboratif.                     Méthodologie, retours d’expériences, partage et échanges
• 9h45 – 10h00 : Conclusion : Un produit et Une méthodologie

PROCHAINES SESSIONS :

24 janvier 2013 : Quelle solution et quelle méthodologie pour construire un projet collaboratif ?

31 janvier 2013 : Comment construire un club utilisateur performant ?

7 février 2013 : Comment utiliser les vos clients, fans et ambassadeurs pour mettre en place un service client performant à moindre coût.

14 février 2013 : Comment construire un club utilisateur performant ?

21 février 2013 : Moins d'emails, plus de participation: les nouveaux leviers de la performance.

28 février 2013 : Comment développer l’amélioration continue de vos produits et services à travers la co-innovation, le retour de bonnes pratiques et le partage d’expériences?

7 mars 2013 : Moins d'emails, plus de participation: les nouveaux leviers de la performance.

14 mars 2013 : Comment développer l’amélioration continue de vos produits et services à travers la co-innovation, le retour de bonnes pratiques et le partage d’expériences?

S'INSCRIRE

Plusieurs éditeurs de Réseau Social d’Entreprise proposent nativement dans leur solution de la gamification. Je propose de commencer par rappeler la définition de ce terme :

La Gamification, c’est le transfert des mécaniques du jeu dans des domaines où elles ne sont pas nativement présentes (formations, situations de travail, réseaux sociaux…), afin d’augmenter l’acceptabilité et l’usage en s’appuyant sur les prédispositions humaines au jeu.

Voici quelques exemples :

• Proposer une idée : 5 pts
• Répondre à une question : 3 pts
• Recevoir un vote : 1 pt

Evidemment, ce n’est pas la gamification en soit qui va pas pousser les collaborateurs à mieux travailler ensemble. Mais si toutes les autres actions que nous avons déjà pu lister dans cette série de notes ont été bien réalisées, c’est alors l’opportunité de booster ces pratiques.

Seulement, si gagner des récompenses virtuelles motivent certains membres du Réseau Social d’Entreprise, cela risque de ne pas être suffisant à la majorité des collaborateurs pour parler de réel accélérateur.