Le blog de talkSpirit

Vous avez défini vos objectifs stratégiques, reste maintenant à développer cette vision en actions qui vont permettre de les réaliser. Définir la gouvernance consiste en définir la stratégie d’un de ces objectifs secondaires: “la bonne gestion de la collaboration”.

Dans une entreprise sociale, la collaboration est au cœur des process, au cœur du système. C'est sa bonne gestion qui va vous permettre de réaliser les objectifs business comme gagner en agilité, en productivité, communiquer plus efficacement, faciliter l’accès à l’information pertinente, développer l’innovation...

La collaboration consiste principalement en un échange d’information lors d’interactions entre les personnes. Avec la mise en place d’un outil de type RSE ou plateforme communautaire tel talkSpirit Communities vous introduisez implicitement de nouvelles méthodes de collaboration.

Pour s’assurer de la réussite de l’implémentation de pratiques collaboratives Frederic Cavazza recommande (dans cert article) de normer cette collaboration, de définir les bons acteurs (rôles et responsabilités) et de lier les processus métier à des bonnes pratiques. L’objectif de cette démarche est d’orchestrer les échanges et de structurer la capitalisation des connaissances, surtout avec le départ des baby boomers à la retraite (donc la perte potentielle des savoirs).

Votre comité est normalement déjà constitué à cette étape, pensez en l’enrichir avec les personnes qui vont gouverner les espaces au quotidien : community manager et animateurs de communauté. Conservez néanmoins un groupe restreint afin de pouvoir garder agilité et rapidité de décision. La définition des règles et process doit être faite en concertation avec l’ensemble des parties prenantes. Vous vous devez d’obtenir l’adhésion des utilisateurs qui vont devoir par la suite se conformer aux règles ainsi définies.

Une des premières tâches est de définir la stratégie au niveau de la création de communautés. Plusieurs approchent existent à ce niveau, elles ont toutes étés suivies avec plus ou moins de succès par les entreprises :

• Ne pas autoriser l’ouverture des communautés: seule l’entreprise crée les communautés. Cela a pour avantage de maîtriser les espaces ouverts et de s’assurer de leur animation, qu’il n’y ait pas de redondance thématique. En contrepartie cela brime énormément les employés qui n’ont pas la possibilité de créer des espaces à leur convenance et risque d’entacher le démarrage de votre projet.
• Laisser libre court à l’ouverture des communautés: chaque personne dans l’entreprise peut ouvrir une communauté en fonction de ses besoins. Point positif : le développement du projet est organique et ce sont les utilisateurs qui décident de la construction des différents espaces de travail et d'échange. En contre partie, cette approche déstructurée peut amener à la création en parallèle de plusieurs espaces qui couvrent les mêmes sujets, à l’ouverture d’une multitude d’espaces avec peu de membres, une faible activité et donc faible attraction, à la création d’ une multitude d’espaces privés où chaque petit groupe de personnes se crée un espace de discussion privé.
• Gouverner l’ouverture des communautés: Permettre aux employés de démarrer leur communauté tout en conservant la main (cela peut passer par la décision finale d’ouverture). C’est sans doute la meilleure solution.