Le blog de talkSpirit

Comment lancer son projet collaboratif ? Quels premiers membres inviter ? Comment s'organiser pour être plus efficace ? Quelles règles mettre en place pour favoriser la collaboration ? Comment tirer parti de la gamification pour accélérer l'engagement ?

CLIQUEZ ICI POUR TELECHARGER LE LIVRE BLANC TOME 2

Ce sont les questions auxquelles nous répondons dans ce second tome du livre blanc "Vers l'entreprise collaborative". Des conseils concrets construits à partir de l'expérience de talkSpirit et issus des meilleures pratiques. Vous y trouverez l'essentiel des actions à mettre en oeuvre pour bâtir votre projet collaboratif sur des bases solides.

Bonne lecture à tous !

ps : le premier tome est également disponible en cliquant ici.

Mettre en place une stratégie collaborative, que ce soit en interne avec vos employés ou en externe avec vos clients ne se résume pas à la mise en place d’un outil de type réseau social. C’est avant tout une stratégie d’entreprise qui nécessite de revoir les process pour mettre en oeuvre plus de collaboration et plus de transparence afin de gagner en agilité et performance. Voici une série de questions et bonne pratiques à mettre en oeuvre.

Qui fait quoi ?

Qui répond aux questions sur un espace de support externe? Qui prend en charge l’espace de co-innovation et met en place les process pour faire en sorte que les idées deviennent réalité? Qui a le droit d’intervenir sur quel sujet? ... Pour ce travail, il est conseillé de travailler en concertation avec les personnes impliquées les middle manager qui vont sans doute faire le relai avec la direction. N’oubliez pas que vous devez être agile et être capable de réagir rapidement, donc vous devez simplifier au maximum et limiter autant que possible les validations hiérarchiques. Pour cela vous allez devoir déléguer à vos collaborateurs, et il faut pour cela les former correctement.

Comment fait-on ?

Faut-il définir un “ton” pour répondre où chacun répond-il à sa manière? Peut-on parler de concurrents, d’autres produits sur une plateforme externe ? Comment traite-t-on les sujets sensibles en interne? Comment mettre en place organisation et process pour rendre la co-innovation avec ses clients efficiente ?

C’est vous-même qui devrez trouver les réponses en fonction de votre organisation, de vos objectifs, de vos moyens, de votre culture d’entreprise ... Faites preuves de bon sens, commencez petit, travailler en concertation, mettez en place une organisation agile (peu d’étapes de validation, organisation plate) et faites confiance à vos collaborateurs. Pensez qu’il n’y a pas de recette toute faite pour ce genre de projet, la méthode la plus efficace est encore de faire appel à votre bon sens, de commencer simple et petit et de faire des itérations permanentes pour améliorez vos process en tenant compte des retours permanents de l’ensemble des parties prenantes impliquées.

Quand faut-il le faire?

Priviligie-t-on la rapidité de réponse (un utilisateur des réseaux sociaux attend un réponse dans l’heure) à la qualité (attendre que l’expert réponde) ? Définissons-nous des règles au niveau de la participation sur le réseau social interne le week-end ? Tous les combien se réunit-on pour faire le point et améliorer les process ?

Déléguer et s’appuyer sur les expertises internes

Un des principaux bénéfices lié au déploiement d’un réseau social interne est de pouvoir accéder facilement aux expertises et de donner la possibilité à tous de s’exprimer sur ces domaines de compétences. Ainsi des personnes qui n’étaient presque jamais au contact du client (experts métiers ou techniques) vont avoir la possibilité, la responsabilité même de prendre la parole sur les sujets sur lesquels ils sont experts. Cela nécessite un peu de préparation : comment ces nouvelles attributions rentrent dans la fiche de poste (domaine RH), dans quel process cela va-t-il s’inscrire ? Et surtout comment former ces personnes sur les bons comportements à avoir sur les réseaux sociaux.

Ne pas répondre à tout et laiser les échanges se développer

Un animateur de communauté va avoir tendance à répondre à tous les messages dans les premiers temps. Il fait arriver à se détacher rapidement de ce réflexe et laisser le temps aux internautes de se répondre entre eux. N'oubliez pas que votre objectif est de faire naître les échanges entre pairs pour que la communauté se développe et que les échanges entre membres soient riches. Vous pouvez même encourager les membres à se répondre les uns les autres!

Vous aimeriez voir davantage de collaborateurs partager des informations via le Réseau Social d’Entreprise ? Il y manque peut-être du contenu initial qui les intéresserait, qui les aiderait à avancer dans leur travail. Ces membres prendraient alors le réflexe d’utiliser le produit, puisqu’ils savent qu’à chaque fois qu’ils s’y connectent, ils y trouvent un contenu riche.

Nous retrouvons souvent sur des Réseaux Sociaux d’Entreprise de l’actualité générale, qui suscite un intérêt limité de la part des collaborateurs. L’article recevra quelques “Likes”, mais nous ne pouvons pas parler ici de collaboration (rappel : la collaboration, c'est l'acte de travailler ensemble pour atteindre un objectif)

Il peut alors être intéresant de travailler sur certaines actions avec les premiers membres que vous avez ciblés.

SUR UNE PROBLEMATIQUE INTERNE

Partager ce sur quoi vous travaillez 

Plusieurs éditeurs de Réseau Social d’Entreprise proposent une application de micromessages, permettant de partager vos activités, notamment  sur ce que vous êtes en train de travailler :

Exemple d’une fonctionnalité permettant de partager vos activités du moment

Essayez avec quelques collaborateurs de vous mettre d’accord pour partager au moins un statut par jour chacun. Dans le même style, vous pouvez également récompenser un collègue (sur l’image précédente, vous pouvez voir la section “Féliciter quelqu’un”) : ce n’est pas beaucoup de contenu, mais il concerne directement le collaborateur.

Limiter l’usage de l’email

Nous avons également évoqué la règle de limiter le nombre de destinataires à qui envoyer un email. S’il est peut évident d’imposer cette règle à toute l’entreprise d’un coup, vous pouvez la fixer avec les premiers membres que vous avez invité sur la plateforme. Il en est de même sur l’action de copier-coller une information reçue par email sur le Réseau Social d’Entreprise et d’y répondre depuis ce support, puis de renvoyer un email avec le lien vers la réponse. Des actions simples que vous pouvez mettre en place entre personnes souhaitant faire avancer les usages collaboratifs, pour commencer à peupler la plateforme de contenus orientés “business”.

Partager de la veille 

Si plusieurs personnes ont l’habitude de pratiquer une veille du marché à travers des lectures d’articles de blog, il peut être intéressant de convenir de partager ces informations dans une communauté dédiée. Chacun partage par exemple au moins une actualité lue par semaine. Si le Réseau Social d’Entreprise vous permet de partager des contenus directement depuis le navigateur, l’effort à produire est limité :

Bookmarklet de publication que chaque utilisateur du RSE peut installer dans son navigateur

Partager l’actualité des projets

Mettez-vous d’accord pour que, chacun fasse une note de synthèse des activités de la semaine sur lesquelles il a travaillé. Cela permettra à d’autres collaborateurs de rebondir, d' ajouter une information complémentaire, de proposer une idée d’amélioration,... Comme pour le partage de votre actualité, via les micromessages, offrez de la visiblité à vos actions pour que chacun comprenne davantage l’environnement qui l’entoure. Difficile d’imposer cette manière de travailler à tous les collaborateurs, mais les personnes les plus motivées peuvent montrer l’exemple. 

Créer spécialement du contenu sur la communauté

Chacun est libre de proposer ce qu’il souhaite : une actualité, une idée, … Vous déterminez la fréquence à laquelle chacun doit publier au moins un contenu. Si une dizaine de membres est intéressée par le projet, il ne s’agit pas vraiment de “travail supplémenaire”. En amont, vous vous mettez d’accord sur des exemples de contenus que l’on pourra y trouver et ce qui ne devra pas être publié, en fonction de la thématique qui a été choisie.