21 décembre 2012
Vers l'entreprise collaborative : Supprimer les freins #21
Vous rencontrez peut-être quelques freins de la part de poches d’utilisateurs, de managers ou d’un département de l’organisation. Ces résistances empêchent votre projet collaboratif de se développer et d’avoir un impact fort sur l’activité de l’entreprise. Revenons sur ces enjeux en regardant, public par public, ce qui les empêche d’intégrer ces nouvelles pratiques dans leur quotidien.
Les collaborateurs
Voici des freins qui reviennent souvent :
- "nous ne souhaitons pas apprendre à utiliser de nouveaux outils, on nous a déjà obligé à en utiliser d’autres ces derniers temps"
- "nous n’avons pas de temps à perdre à discuter, nous avons du travail à faire et des objectifs auxquels répondre"
Entre ceux issus de la génération Y et les baby boomers, tous les employés ne sont pas égaux face à l’utilisation de ces nouveaux outils. Vous vous rendrez peut-être compte que chez certains, déternir de l’information est synonyme de pouvoir. Si je partage, je perds ma valeur ajoutée au profit d'autres qui s'enrichissent. C’est une croyance encore bien encrée dans certaines organisations. Un bon remède : l’éducation. Travaillez avec le département RH sur des programmes de formations, organisez des ateliers pour expliquer les bénéfices de ces nouvelles manières de travailler, surtout par rapport aux problématiques de ces collaborateurs. C’est peut-être le dur dans cet exercice : réussir à se mettre à la place de l’autre. Comme déjà évoqué, identifiez des processus sur lesquels le collaboratif apporte de la valeur à leurs yeux. Créez des tutoriaux (sous forme de vidéo pour du contenu riche). Communiquez sur les premiers succès, les bonnes pratiques et les retours d’expérience.
Le management
Bien que le top management (les responsables de l’entreprise) vous soutiennent, une multitude de managers intermédiaires peuvent freiner le développement de la collaboration et l'utilisation du Réseau Social d'Entreprise. Il aura alors plus de difficultés à avoir un impact business fort s’il n’est pas soutenu par ces acteurs. Parmis les freins souvent rencontrés :
- “nous ne percevons pas la valeur ni les bénéfices business pour l’entreprise, nous doutons du retour sur investissement (ROI)”
- “ce n’est pas notre priorité”
Il est souvent important d’expliquer à ces personnes comment résoudre plus efficacement une problématique business grâce à la collaboration. Comme évoqué dans cette note, il est important de réfléchir à un processus auquel votre interlocuteur sera particulièrement réceptif. C’est parce que l’impact sur le business est compris que le projet a des chances de devenir ensuite une priorité.
Résistance du département Système d’Information (IT)
Habitué à sélectionner les outils pour l’entreprise, ce département s’est retrouvé relativement déboussolé quand les éditeurs se sont adressés directement aux directions métiers (marketing, RH,...). Des solutions comme les Réseaux Sociaux d’Entreprise, faciles à déployer, ne nécessitent pas forcément l’implication du SI. Parmis les freins les plus souvent rencontrés :
- "il y a des menaces pour la sécurité des données"
- "il n’y a personne pour travailler sur ce projet actuellement, tout le monde est occupé"
- "nous n’avons pas de budget" (ce qui revient finalement à : “ce n’est pas notre priorité”)
C’est pourquoi il est important d’impliquer dès le début du projet des membres de ce département, pour ne pas créer cette forme de rejet. Nous avions évoqué l’importance du comité de pilotage et de la complémentarité des profils qui le composent. Il est recommandé d’inclure un des leaders du département SI dans ce comité.
N’hésitez pas à rappeler à la SI les risques d’empêcher la collaboration : les employés vont déployer par eux-mêmes certaines solutions non maitrisables, comme des groupes LinkedIn, sur lesquels se retrouvera de l’information sensible.
Conclusion
La résistance est un phénomène assez naturel quand on introduit de la nouveauté dans le quotidien. Attendez-vous à en rencontrer. Nous ne pouvons que vous conseiller de vous préparer en amont. Si votre projet a commencé à démontrer quelques bénéfices, il est dommage de ne pas le déployer à plus grande échelle à cause de certains utilisateurs qui ne partagent pas la même vision que la votre sur la collaboration.
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Cet article est issu d’une série de 25 conseils pour aider votre entreprise à gagner en performance en démarrant, concrètement son projet collaboratif : 1. Obtenir le soutien des leaders, 2. Constituer son comité de pilotage, 3. Définir les objectifs, 4. Définir les indicateurs de performance, 5. Exemples d'indicateurs pour mesurer la performance, 6. Choisir une thématique qui a du sens, 7. Quels premiers membres inviter ?, 8. Construire avec les pre iers membres, 9. Quelques règles pour être efficace, 10. A propos de gouvernance, 11. Gamification et RH, 12. Gamification, reconnaissance et marketing communautaire, 13. Communiquer en interne autour du projet, 14. Communiquer sur le lancement du projet externe, 15. Partager des informations utiles pour plus d'engagement, 16. Process à respecter et guide de bonnes pratiques, 17. Animation au quotidien, 18. A propos de la modération, 19. Soutenir les leaders, 20. Le comité de pilotage en pratique, 21. Supprimer les freins, 22. Ouvrir des communautés externes pour une entreprise étendue, 23. Intégrer de nouvelles parties prenantes dans le projet, 24. Insérer la participation dans le parcours utilisateur, 25. En synthèse : travailler autrement
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