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Plusieurs membres de l’entreprise sont convaincus des bénéfices des usages collaboratifs, éventuellement grâce à vos efforts d’argumentation. Voici venu le moment de constituer une équipe qui va s’assurer du bon développement de ces usages. Le but de cette note est de vous mettre en évidence l’importance de cette étape, tout en vous donnant des conseils concrèts pour favoriser sa réussite.

Pourquoi constituer un comité de pilotage ?

1) Construire ensemble les objectifs et les indicateurs

Une multitude de problématiques de l’entreprise peuvent être résolues ou peuvent gagner en performance grâce à la collaboration. Pour ne pas disperser les efforts, le comité de pilotage va réfléchir aux sujets qui semblent prioritaires ou dont les bénéfices semblent assez faciles à mettre en évidence et serviront d’exemples pour la suite.

2) Définir la stratégie de mise en oeuvre opérationnelle

Quels premiers membres, quelle gouvernance, quelle ligne éditoriale, quel process à respecter, quelle animation ? C’est en répondant ensemble à ces questions que vous garderez cohérence et cohésion dans vos efforts, pour gagner en efficacité. (Dans les prochains articles de cette série, nous aurons l’occasion de vous donner des conseils et suggestions sur ces problématiques précises.)

3) Relayer les efforts dans chaque équipe

Nous l’avons déjà évoqué : ce n’est pas évident et cela prend du temps. Les membres du comité de pilotage vont devoir insuffler l’énergie pour modifier des habitudes de travail. Dans plusieurs cas, il faudra aider les collaborateurs à prendre le “réflexe social”. Des explications et réexplications seront sûrement nécessaires, sans perdre patience. C’est un peu comme à l’école finalement : à force de rabâcher, ça finit par "rentrer" et faire du sens. Les managers faisant partie de ce comité de pilotage doivent alors muer en véritables coachs.

4) Répondre aux questions des autres collaborateurs.

Quelques collaborateurs seront probablement réticents à ces changements. Le consultant Claude Super distingue 5 catégories de collaborateurs sur ces sujets : les enthousiates, les frimeurs, les timides, les indiférentes, les blasés. Dans beaucoup d’organisations, ce sont particulièrement ces 3 derniers groupes que l’on retrouve. Chaque membre du comité de pilotage devra rapidement identifier qui a plutôt quel profil, pour trouver d'autres collaborateurs capables de relayer ses efforts.

5) S’assurer du bon développer du projet

Le comité de pilotage devra par exemple veiller à ce que :

• les informations échangées soient en lien avec la réalité de l’entreprise. Parfois, les espaces sociaux et collaboratifs dérivent vers une “machine à café bis” où s’échange surtout de l’information non business.
• l’échange d’informations ne se fasse pas de façon anarchique, risquant de créer davantage de confusion que de réels apports business (non respect des process,...)